テレワークの導入事例

最小限の人数で事務所を運営できる体制を作り、テレワークを推進して緊急事態宣言に備えた港湾事業者の事例

専門業種

テーマ

事業規模

従業員数１０～２０名程度

起きていた問題

コロナの感染拡大や、緊急事態宣言が繰り返される中、万が一社内で感染者が発生した場合などにも安定して事業運営を継続できるよう、テレワーク体制の構築が必要であった。しかし、港湾事業における特有の業務内容がある・一部業務ではスタッフによるリアルタイムな情報共有が必要であるなど、テレワーク導入にあたって障壁となる業務が存在した。

コンサルタントの関わり方

業界特有業務への対応と業務整理および再配分。利用ツールの選定。規定と評価制度の策定。

業務特性把握＞業務棚卸しと再構築＞設備・ツールの選定＞テレワーク規定と評価制度の導入

解決方法

テレワーク導入のかなめは「業務整理」と「絞り込み」

港湾事業者特有の船舶との無線連絡など、事務所でしか対応できない業務の洗い出しや、テレワーク時に障壁となり得る業務を洗い出したうえで、対応策を講じました。
既存のITツールやシステムを用いることで解決できる問題もあるため、入念にヒアリングし、業務を棚卸ししたうえで業務フローを整理しました。
また、テレワーク業務時には管理者の目が届かないことも考慮して、テレワーク規定を作成したほか、こなすべき業務を定量的に評価できるよう、テレワーク用の簡易的評価制度を導入しました。

解決 POINT 1

業務棚卸とテレワーク可能な業務の選定

会社全体の業務の中から、テレワーク可能な業務を洗い出すために、業務に携わる主要人物にヒアリングを実施しました。ヒアリングでは業務の大きな流れと、それに付随する業務内容を確認し、業務棚卸表を作成して、業務項目を整理しました。
一例として、船舶運航者との無線連絡については無線機を使うため、事務所での対応が必須ということでテレワーク対応不可業務に振り分けるなど、業務棚卸表にもとづいてテレワーク不可能なものとそうでないものに振り分けました。

解決 POINT 2

テレワーク導入障壁業務に対応するツールの選定

テレワーク対応可能な業務の中から、テレワーク不可能ではないもののうち、実施にあたって障壁となり得る業務を抽出し、それらについては解決の方策を協議しました。
一例として、これまで事務所のホワイトボードでリアルタイムに更新していた船舶運航スケジュールについては、単純にエクセルで作成してサーバーで共有するのみではリアルタイムに閲覧・書き込みができないことから、Microsoft Teamsを用いてリアルタイムに更新・書き込みができるように対処しました。
また、商談・ミーティングを実施する際に用いるツールとしてZOOMを導入しました。

解決 POINT 3

業務の再配分。規定および評価制度の導入

業務の流れを見ると、Aさんが対応し、Bさんが対応した後にまたAさんに差し戻されるような性質の業務が散見されたため、業務スキルの観点から担当者の入れ替えが可能な業務を整理し、極力一人の担当者で一連の業務処理ができ、テレワーク時に連絡・相談などを最小限に抑制するよう業務の流れを整理しました。
また、一人の担当者で一連の業務を処理できるようにしたことで、業務処理量を定量的に評価できる土台がつくれたため、テレワーク時における簡易的な評価規定を作成し、管理者による業務管理を簡便化しました。
さらに、テレワーク時におけるネットワーク利用料や電気代などに関する会社負担の割合を決めるなど、社会保険労務士と協働してテレワークの規定を作成しました。

効果・成果

緊急事態宣言による外出自粛要請時には最小限のスタッフ数で事務所を運営し、業務を円滑に進めることができています。また、感染者数の状況をみて出勤者の数を調整されており、これまで当該企業ではコロナウイルスの感染者はゼロの状態を維持されています。
テレワーク導入の副次的な効果として、業務棚卸および業務再配分によって効率的に業務が進められるようになったこと、スタッフに不足している知識とスキルが明らかになり、今後の教育方針を明確にすることができたことが挙げられます。

テレワーク導入は業務の見直しに繋がり、業務の効率化も実現します。

テレワークを導入することで、従業員が感染症にかかる確率を最小限に抑えることや、万が一感染者が出た場合の影響を最小限に抑えることが可能です。
また、今後求められる働き方改革への対応や、女性活躍の場創出、自宅で介護しながら業務にあたれるなど、社会問題・人事労務問題の解決にもなりえる取り組みです。備えあれば憂いなし、今だからこそテレワーク導入の一歩を踏み出してみませんか？